在填写时，我们可以使用以下几个方面的说明来确保回答正确：
1. 办公用品损坏或耗尽：如果某些办公用品已经损坏或已经用尽，我们可以在事由中指出该用品的品牌和型号以及使用的频率或时间。
我们需要明确说明办公用品对于工作的关键性以及没有它会影响工作的效率。
2. 增加工作效率：如果需要申请新的办公用品来提高工作效率，我们可以列举具体的例子。
说明新的办公用品会如何帮助我们更好地完成工作并提高工作质量。
例如，如果我们试图申请新的打印机，我们可以在事由中提到现有打印机的频繁故障和影响工作的停机时间，以及新打印机的速度和功能将如何加快文件的处理速度。
3. 更新办公设备：有时我们需要更新过时或不再适用的办公设备。
我们可以说明设备的使用寿命已经超过了推荐期限，或者它们无法满足新的技术需求等等。
在事由中，我们应该清楚地表达更新设备的必要性和好处。
总之，填写办公用品申请表的事由时，我们应该提供足够的细节和合理的解释，以便审批方能理解我们的需求并且做出正确的决策。
记住，要尽量准确地陈述事由，以确保审核通过，避免不必要的延误。